MUHASEBENİN TANIMI VE FONKSİYONLARI

MUHASEBENİN TANIMI VE FONKSİYONLARI
1. Muhasebenin Tanımı: Tüm kuruluşların mali nitelikteki işlemleri ve olayları para ile ifade edilmiş şekilde kaydeden, sınıflandıran, özetleyerek rapor eden ve sonuçlarını yorumlayan ve analiz eden bir bilim dalıdır.
Muhasebe, işletmelerin varlıklarının ve kaynaklarının oluşumunu, bunların kullanılma biçimini, işletmelerin yaptığı işlemler sonucunda bu varlıklardaki ve kaynaklardaki değişmeleri, işletmelerin mali durumlarını açıklayacak bilgileri sağlayan ve bu bilgileri ilgili kişi ve kurumlara ileten bir bilgi sistemi ile oluşmaktadır. Muhasebe sadece kar amacı ile kurulan işletmelerle ilgili değil, kar amacı gütmeyen yani topluma fayda için hizmet veren tüm kuruluşlar için de geçerlidir. Bu yüzden işletmeler denilirken tüm kuruluşları kapsamaktadır. Ama genelde muhasebe sistemi kar amacı güden işletmeler için daha da önemlidir.
Muhasebe toplumun en küçük birimi olan aileden büyük holding ve şirketlere kadar herkesi çok yakından ilgilendiren geniş bir kavramdır. Basit anlamda muhasebe hesap tutma anlamına gelmektedir. Her ailenin belli bir geliri ve yapılması gereken giderleri vardır. Gelirin en verimli şekilde harcanması ve mümkünse tasarruf yapılması her ailenin amacıdır. Bu denkliği sağlamak için yapılan hesaplamalar bile küçük çapta bir muhasebe işlemi gerektirir. Kaldı ki büyük işletmelerin gelir, gider, alım, satım işlemleri bir aileninki ile kıyaslanamayacak kadar geniş çaplıdır. Bir aile kendi muhasebesine yön verebilir ancak işletmeler profesyonel yardıma ihtiyaç duyar. İşte bu aşamada muhasebe elemanları devreye girer ve insanlara hizmet sunarlar. Varlık işletmenin sahip olduğu tüm değerleri, kaynak ise işletmenin bu varlıkları elde edebilmek için katlandığı borçları ifade etmektedir.
Bir bilgi ve kontrol sistemi olan muhasebe işletme yapısına göre değişik görevler üstlenmektedir. Küçük işletmelerde vergi takibi, gelir-gider, borç-alacak kontrolü yeterli bulunurken, büyük işletmeler bunların yanı sıra kurum ve kuruluşlara bilgi vermek üzere analiz ve rapor hizmetlerini de bekler.
İşletme: Belirli bir ticari amaç için, bir veya daha fazla kişinin bir araya gelerek, belirli bir sermaye ile kurdukları kuruluşlardır. İşletmeler amaçlarına göre ve kuruluş şekillerine göre çeşitli şekillere ayrılırlar. Bunlar genel olarak şahıs şirketleri ve sermaye şirketleri şeklindedir.
2. Muhasebenin Fonksiyonları: Muhasebenin işlevini yerine getirebilmesi için belirli görevleri bulunmaktadır. Bu görevlere muhasebenin fonksiyonları denir. Muhasebenin fonksiyonlarını kaydetme, sınıflandırma, özetleme ve raporlama olarak dört ana grupta toplayabiliriz.
2.1. Kaydetme Fonksiyonu: Mali işlemleri belgelere dayanarak muhasebe sistemine göre muhasebe defterlerine kayıt yapılması aşamasıdır. Muhasebenin en önemli ve ilk fonksiyonudur. Muhasebe de kayıtlar doğru ve düzgün tutulmadan diğer fonksiyonların da bir anlamı kalmaz. Yapılan her işlem muhasebe sistemi içinde ilk olarak kayıt yapılmak zorundadır. Bu kayıtlarda belgelere dayandırılarak yapılır. Muhasebe sisteminde iki tür kayıt yöntemi vardır. Tek taraflı kayıt ve çift taraflı kayıt. Çift taraflı kayıt sisteminde muhasebe kayıtları yevmiye defterine kayıt yapılır.
2.2. Sınıflandırma Fonksiyonu: Kaydedilen bilgiler belirli zaman aralıklarında derlenip niteliklerine göre gruplara ayrılır. Böylece farklı nitelikteki ve gruplardaki işlemleri birbirleri ile karıştırmadan farklı sınıflarda incelenebilir. Sınıflandırma işlemleri muhasebe sistemi dahilinde muhasebe defterlerinden büyük defterlere (defteri kebir) yapılmaktadır.
2.3. Özetleme Fonksiyonu: Sınıflandırılan işlemler dönem sonlarında toplanarak daha kolay sonuçlar çıkarabilmek ve yapılan kayıtların kontrolünü sağlamak için özetlenir. Dönem sonlarında işletmeler yüzlerce belki binlerce işlem yapmış olurlar. Bu işlemeleri teker teker incelemek çok uzun zaman alacağından, aynı nitelikteki işlemleri özetleyerek görmek kişilere daha fazla yarar sağlamaktadır. Muhasebe sisteminde özetleme fonksiyonu muhasebe tablolarından mizan kullanılarak yapılır.
2.4. Raporlama Fonksiyonu: En son olarak raporlama fonksiyonunda kaydedilen, sınıflandırılan ve özetlenen işlemler mali tablolar aracılığı ile sonuç aşamasına gelir. Bu sonuç aşaması da raporlamadır. Raporlama muhasebe sisteminin en son aşaması ve yorum yapma aşamasıdır. Muhasebenin en önemli fonksiyonlarındandır. Raporlarda işletmelerin her türlü sonuçları ortaya çıkarılarak işletme hakkında bilgiler ve yorumlar yapılmaktadır. İşletme bu raporlar sayesinde geleceğine karar vermekte ve yeni kararlar almaktadır. Raporlama aşamasında muhasebe tabloları kullanılır ve bu tabloların en önemlileri bilanço ve gelir tablosudur.
Kaydedilen, sınıflandırılan, özetlenen, analiz edilen ve yorumlanan işlem ve olaylar ile ilgili veriler, işletme ile ilgisi bulunan kişi ve kuruluşlara bilgilendirme amacı ile sunulur. Bilgilerin herkesin anlayacağı evrensel bir dil ile sunulması gerekir. İşletmenin bilgileri ile ilgilenen kişi ve kuruluşların ilgi nedenleri birbirinden farklıdır.
3. Muhasebe üç bölümde ayrılmıştır:
3.1. Genel Muhasebe: İşletmenin parasal işlemlerinin ve sonuçlarının belgelere dayanarak tarih sırasına göre izlendiği muhasebe türüdür. Diğer adı finansal muhasebedir. İşletmenin varlık, kaynak, borç, alacak, gelir, gider, kâr ve zararı genel muhasebe sayesinde öğrenilir. Genel muhasebe muhasebe öğreniminin temelidir. Genel muhasebe öğrenimini inşaat muhasebesi, banka muhasebesi, konaklama muhasebesi, şirketler muhasebesi gibi uzmanlık alanları izler. Genel muhasebenin faydaları şunlardır: İşletmenin yapması gereken işlemlerin unutulmamasını sağlar. Daha önce yapılan bir işlem hakkında bilgi verir. İşletmenin elinde belli bir tarihte ne kadar varlık olduğu, işletmenin ne kadar borcu olduğu yani işletmenin genel durumu görülebilir.
3.2. Maliyet Muhasebesi: İşletmede üretilen mamul ya da hizmetin maliyet fiyatının saptanması, işletme giderlerinin denetimi, fiyat incelemeleri ve satış fiyatlarının belirlenmesinin oluşturduğu muhasebe dalı. Maliyet muhasebesi işletmelerde değişik amaçlar doğrultusunda kullanılan muhasebenin ana bölümlerinden bir tanesidir. Malın maliyeti belirlendikten sonra bu rakam üzerine belli bir kâr eklenir ve satış fiyatına ulaşılır. Maliyet muhasebesinin beklenen görevleri kısaca şunlardır:
- Üretilen malın maliyetini ve piyasa şartlarına göre satış fiyatını tespit eder.
- Giderlerin kontrolüne yardımcı olur. Hedefler ile yapılan gerçek giderleri karşılaştırır ve varsa sapmaları belirler.
- Sunduğu bilgiler ile planlamaya ve yöneticilerin vereceği kararlara yardımcı olur.
3.3. Yönetim Muhasebesi: Yönetim muhasebesi, işletme yöneticilerine işletme yönetiminde alacakları kararlarda ihtiyaç duydukları bilgi ve raporları düzenleyen, yorumlayan, denetim olanağı sağlayan muhasebe dalı. Yöneticilere işletmenin geleceği ile ilgili karar vermede yardımcı olur.
4. Muhasebecilik Mesleği: 1989 yılında çıkarılan “Serbest Muhasebecilik, Serbest Muhasebeci Mali Müşavirlik ve Yeminli Mali Müşavirlik Kanunu” Türkiye’de muhasebecilik mesleğinin şartlarını ve çalışma konularını belirlemiştir. Bu sayede bir süre sonra tek düzen muhasebe sistemine geçilmiş ve muhasebeciler arasında uygulama farklılıkları ortadan kalkmıştır. Türkiye’de muhasebe meslek mensupları üç unvana ayrılmaktadır:
- Serbest Muhasebeci
- Serbest Muhasebeci Mali Müşavir
- Yeminli Mali Müşavir
MUHASEBECİNİN GÖREVLERİ
a) Gelirleri ve alacakları ilgili mevzuatına göre tahsil etmek, yersiz ve fazla tahsil edilenleri ilgililerine iade etmek.

b) Giderleri ve borçları hak sahiplerine ödemek.

c) Para ve parayla ifade edilebilen değerler ile emanetleri almak, saklamak ve ilgililere vermek veya göndermek.

d) Yukarıdaki bentlerde sayılan işlemlere ve diğer mali işlemlere ilişkin kayıtları usulüne uygun, saydam ve erişilebilir şekilde tutmak, mali rapor ve tabloları her türlü müdahaleden bağımsız olarak düzenlemek.

e) Gerekli bilgi ve raporları, Bakanlığa, hizmet verilen ilgili kamu idaresinin harcama yetkilisi ile üst yöneticisine ve yetkili kılınmış diğer mercilere muhasebe yönetmeliklerinde belirtilen sürelerde düzenli olarak vermek.

f) Vezne ve ambarların kontrolünü ilgili mevzuatında öngörülen sürelerde yapmak.

g) Muhasebe hizmetlerine ilişkin defter, kayıt ve belgeleri ilgili mevzuatında belirtilen sürelerle muhafaza etmek ve denetime hazır bulundurmak.

h) Muhasebe yetkilisi mutemetlerinin hesap, belge ve işlemlerini ilgili mevzuatında öngörülen zamanlarda denetlemek veya muhasebe yetkilisi mutemedinin bulunduğu yerdeki birim yöneticisinden kontrol edilmesini istemek.

ı) Hesabını kendinden sonra gelen muhasebe yetkilisine devretmek, devredilen hesabı devralmak.

j) Muhasebe birimini yönetmek.

k) Diğer mevzuatla verilen görevleri yapmak.


SERBEST MUHASEBEDE ETİK KURALLARI


Her meslek dalında olduğu gibi muhasebe biliminde de çeşitli etik kuralları bulunmaktadır. Bu kurallar yasanın ilgili maddesince tespit edilmiş ve her serbest muhasebeci tarafından uyulmaları mecburi kılınmıştır.
Ülkemizde bu konuya olan özeni belirtmek için koyulmuş olan kuralları şu şekilde özetlemek mümkündür:

Öncelikle bu kurallara uymak zorunda olanlar mutlaka unvanı almış olan kişiler olacaklardır ve burada önemli bir husus ta serbest muhasebecilerin aldıkları unvan dışında başka unvan kullanmamaları zorunluluğudur.

Mesleğin temelini oluşturmakta olan dürüstlük, güvenirlik ve tarafsızlık ilkeleri her muhasebecinin öncelikle önem vermesi gereken kurallardandır. Çünkü bunlardan yoksun kişi mesleğinde başarıyı elde etmekte zorlanacaktır. Serbest muhasebeciler, mesleğe gerekli özeni göstermeli ve aralarında çıkar çatışmalarına izin vermemelidirler.

Muhasebeciler mesleğinde çalıştıkları süre zarfında edindikleri bilgileri ve sırları mesleklerini icraya son verdikten sonra, adli incelemeler dışındaki durumlarda ortaya atamazlar.

Muhasebecilerin mesleki faaliyetleri sırasında toplum ve devlete karşı sorumlulukları bulunmaktadır. Bunların işletme yönetici ve sahiplerine karşı sorumlulukları, onların akıllı kararlar alabilmeleri için verecekleri bilgilerin doğru ve güvenilir olmalarına dikkat etmeleridir. Muhasebe mesleğine mensup olan kişiler, eğitimleri sırasında birbirlerine her türlü bilgiyi vermek ve dayanışmada bulunmak durumundadırlar. Ayrıca bu kişiler adres değişikliklerini odaya bildirme ve yıllık aidatlarını süresi dahilinde odaya ödeme gibi sorumluluklar taşımaktadırlar. Tabi, 3568 no’lu yasaya ve yönetmeliklerine de uymaları gerekmektedir.

Beyanname imzalarken, denetim yaparlarken ilgili yasal düzenlemelerle ilan edilmiş olan norm ve standartlara uygun olarak hizmet vermelidirler. Muhasebeciler vasıtasıyla sahte veya içeriği itibariyle yanıltıcı belge düzenlediği resmi kurum ve kuruluşlarca saptanan iş sahiplerinin Odalar ve Birlik tarafından ilanından sonra defterlerinin tutulmaması ve işlerinin görülmemesi gerekir.

Bu mesleğin temelini oluşturan ve vazgeçilmezliği olan bir diğer unsur ise bağımsızlıktır. Muhasebeciler, bağımsızlıklarına engel olacak davranışlardan kaçınmalıdırlar.

Bu mesleğe tabi olan kişiler mesleki çalışmalarına başlamadan önce mutlaka bir işyeri açmak zorundadırlar. Bunun dışında yapılacak işler kaçak sayılır. Şube açılabilir ancak, mesleğin gereği gibi yürütülmesini sağlayacak şekilde şubenin bağlı olduğu Oda’nın çalışanlar kütüğüne kayıtlı sorumlu ortak görevlendirmeden ve bu ortak sayısından fazla şube açılamaz. Odaların çalışanlar listesine kayıtlı olmadan unvan kullanarak mesleki faaliyette bulunulamaz. Ayrıca, çalışanlar kütüğüne kayıtlı olmadan birden fazla beyanname imzalanamaz. Muhasebeciler, hiçbir durumda sahip oldukları ruhsatları kiraya veremezler. Ayrıca, mesleki faaliyette bulunmayan meslek mensupları ikametgahlarının bulunduğu bölgenin odasına kaydolurlar. İşyerini veya ikamet adresini değiştiren meslek mensupları ise on beş gün içinde yeni adreslerini bağlı oldukları odalara bildirmek zorundadırlar.

Muhasebeciler, çalıştıkları mesleğin sorumluluğunun bilincinde olmalı ve herhangi bir şekilde haksız rekabete yol açacak her türlü davranıştan kaçınmalıdırlar.

Muhasebede önemli kurallardan biri de, başka bir muhasebeciyle anlaşması bulunan bir kişi ve kuruluşa hizmet verme teklifinde bulunamamasıdır. Bunun gibi, muhasebeciler birbirlerine zarar verecek şekilde ücret ve eleman temininde bulunamazlar.

Her muhasebeci; işyerinin bulunduğu binanın bir yerine herkesin kolaylıkla görebileceği biçimde, sadece adı ve soyadı ile meslek unvanını taşıyan bir tabela asmak zorundadır. Birden çok muhasebeci çalışmalarını ortaklık bürosu veya şirket şeklinde birleştirdikleri takdirde, tabelaya ayrıca ortaklık bürosu veya şirket unvanı yazılır. Ayrıca ortaklar ad ve soyadları ile unvanlarını da tabelaya yazabilirler.

Bununla birlikte muhasebeciler hizmet verdikleri müşterilerini altı ayda bir kayıtlı oldukları odalara bildirmek zorundadırlar. Serbest muhasebeciler, teşebbüs veya işletme sahiplerinin defterlerini kendi bürolarında tutarlar. Ayrıca, bu kişiler tutmakta oldukları defterleri ve ilgili belgeleri dikkatli bir şekilde korumakla yükümlüdürler.

Türk Ticaret Kanunu’na göre, muhasebeciler esnaf sayılmalarını gerektirecek olan herhangi bir faaliyette bulunamazlar. Yine bu kişiler, kendi mesleki faaliyetleri dışında serbest meslek çalışmalarında bulunamazlar. Ticari mümessillik, ticari vekillik ve acentelik yapamayacakları gibi adi ve kollektif şirketlerde ortak veya komandit şirketlerde komandite ortak ta olamazlar. Ayrıca, limited ve anonim şirketlerin yönetim kurulu üyeliği ve başkanlığı görevlerinde de bulunamazlar. Tabi serbest muhasebeciler gerçek ve tüzel kişilere tabi ve onların işyerlerine bağlı olarak hizmet akdi ile de çalışamamaktadırlar.

Ayrıca muhasebecilerin tabi oldukları etik kuralları dahilinde onlara getirilmiş olan reklam yasağından da bahsedilebilir. Muhasebeciler, hiçbir şekilde iş elde etmek için, açık ve kapalı dolaylı veya dolaysız yöntemlerle reklamlarını yapamazlar ve yaptıramazlar. Tabi diğer yanda onlar için reklam sayılmayacak bazı durumlar da vardır. Mesela, tabelalarına, kartvizit, rapor ve bunlara benzer diğer yazışma kağıtlarına; meslek unvanlarını, iletişim araçlarının numaralarını, açık adreslerini yazmaları reklam sayılmaz. Fakat bunlar dışındaki konuların yazılması reklam sayılır ve yasaktır. Öte yanda, muhasebeciler unvanlarını kullanarak mesleki konularda ve bilimsel nitelikte, gazete ve dergilerde devamlılık arz etmemek üzere yazı yazabilirler ancak yayıncılık yapamazlar. Ayrıca sadece iş tekliflerinde kullanılmak ve yazılı, sözlü ve görüntülü yayın araçları ile yayınlanmamak üzere kendilerinin, ortaklık veya şirket kuruluşlarında görev yapan diğer meslek mensuplarının öz geçmişlerini kapsayan tanıtıcı broşür bastırabilecekleri ve bu broşürlerde önceden veya halen iş yaptıkları müşterilerin açıklanamayacağı kanunlarca belirlenmiştir. Reklam konusunda son olarak şunları söyleyebiliriz: Kendileri veya mesleki ortaklık veya şirketleri adına işin gerektirdiği ciddiyet ve boyutta eleman arama ilanı verebilirler ancak iş ilişkisinde bulunduğu firmalar adına bu ilanları veremezler.

Muhasebeciler, müşteri adına Vergi Dairesi, SSK, Bağ-Kur ve benzeri kurumlara ödeme yapmak üzere her ne isim altında olursa olsun para, çek, senet, menkul değerler ve benzerlerini alamazlar ve emanet para makbuzu veya benzeri belge kullanamazlar.

Çalışanlar kütüğüne kayıtlı muhasebeciler, imzalamak durumunda bulundukları resmi ve mesleki belgelerde TÜRMOB tarafından darphanede yaptırılan kaşeleri kullanmak zorundadırlar.

Muhasebeciler, başka bir meslek mensubu ile sözleşmesi bulunan müşterilere bilerek iş öneremez ve diğer meslek mensubu hakkında olumsuz yorumlarda bulunulmazlar.

Defter tutmak, süreklilik arz eden müşavirlik hizmetinde, inceleme, tahlil ve denetim yapmak ve bunlarla ilgili, rapor ve benzerlerini düzenlemek gibi işlemlerde muhasebecinin sözleşme yapma zorunluluğu bulunmaktadır.

Muhasebecilerin, asgari ücretin altında iş kabul edemeyeceği gibi ücret yönetmeliğine aykırı davrandığı için işi geri verilmiş ve Oda ve Birlikçe ismi okunmuş iş sahiplerinin işleri de kabul edilemez.

Tarafların haklı nedenlerle veya karşılıklı rızaları ile, aralarındaki sözleşmeyi feshetme hakları bulunmaktadır. Bu durumda muhasebecilerin almış olduğu defterleri ve belgeleri geri vermeleri gerekmektedir. Tazminat haklarıysa genel hukuk kurallarıyla belirlenir.

Muhasebeciler, kendilerine tevdi edilen defter ve belgeleri işlerinin gerektirdiği süre içinde iyi niyetle korumak ve işin bitiminde de geri vermek zorundadırlar. Onlar için defterlerin iş bitiminden itibaren saklanması gereken süre bir aydır. Sahibine yazı ile bildirilmiş olmasına rağmen bir aylık süre zarfı içerisinde geri alınmayan defter ve belgeler ilgili kişilerin bağlı oldukları vergi dairelerine teslim edilirler.

Muhasebecinin, mesleki faaliyette bulunmayacağını yazılı olarak bildirmesi veya çalışma bürosunu kapatmış olması, çalışma bürosunu oda bölgesi dışına nakletmiş olması, kanuna göre meslekten çıkarmayı gerektiren cezalara çarptırılması, meslek mensubu olmak için kanunun aradığı şartların sonradan kaybedilmiş olması, ruhsatnamenin verildiği tarihte, verilmemesini gerekli kılan sebeplerin varlığının sonradan tespit edilmiş olması durumlarında muhasebecinin adı çalışanlar listesinden silinir.

Mesleğin onuru ile ters düşen birtakım davranışlar şu şekilde sıralanabilir: Yanında çalıştırdığı kişilere karşı uygunsuz davranışlarda bulunmak, aşırı içki ve kumar düşkünlüğü ile tanınmak, meslektaşlarına, müşterilerine ve kanunlara göre bilgi vermek zorunda olduğu kişi ve kuruluşlara bilgi vermemek veya kasten yanıltıcı bilgi vermek, kanunlara göre yapılması yasak olan işlerden herhangi birini yapmak...Bu tip davranışlar muhasebe etiğine ters düşmektedirler.

Meslek etiği baz alındığında buna ters düşmeyecek olan bazı davranışları da şöyle sıralayabiliriz: Bilirkişilik, tasfiye memurluğu, hayri ve ilmi kuruluşların yönetim kurulu üyeliği görevlerinde bulunmak, limited veya anonim şirketlerde ortak, komandit şirketlerde komanditer ortak olmak veya murakıplık yapmak, meslek mensuplarının, üyesi oldukları ve kurumlar vergisinden muaf olan yapı, kalkınma ve tüketim kooperatifleri ve yardım sandıklarının yönetim ve denetim kurulları üyelikleri görevlerinde bulunmak, kadrolu olarak çalışmamak şartıyla öğretim ve eğitim amacı ile ders vermek, devamlılık arz etmemek kaydı ile gazete ve dergilerde yazı ve makale yazmak, seminer ve konferanslara katılmak...

Yukarıda uzunca listelenmiş olan hal, durum ve davranışlar Türkiye’de tüm serbest muhasebecilerin uyması gereken etik kurallarını özetlemektedir. Bu kurallara, ilgili kişilerin uymamaları durumunda uyarma cezası, kınama cezası, geçici olarak mesleki faaliyetten alıkoyma cezası hatta meslekten çıkarılmaya kadar gidebilecek cezalara çarptırılma durumları söz konusu olmaktadır.


MUHASEBEDE ETİK OLMAYAN DAVRANIŞLAR

Bir muhasebeci mali kazanç için kendi işverenden para zimmetine geçirmek olabilir.

Halka açık bir şirketin belki CFO mali tablolar o onların hisse senedi portföy artırmak istiyor çünkü şirket, çok olduğundan daha iyi performans sanki görünmesini hazırlayabilir.

Bir muhasebeci bir çıkar çatışması var olsa bile bir şirket için çalışmaya karar verebilir.
muhasebeci para borçlu ise ya da bir firmanın önemli bir hissesi vardır, o belirli şirketlerin mali tablolarını ideal birey olmayabilir.

Başarısızlık bir muhasebeci zaman hazırlama ve mali bilgiler revize derinlemesine bir analiz yapmak içindir.